Jeśli chcesz zrobić listę czegokolwiek,jegokuszące, aby zobaczyć Excel jako domyślne repozytorium: w końcu jest to tylko niewielka lista elementów dla Ciebie lub kilku bliskich współpracowników.
Być może potrzebujesz czegoś bardziej wyrafinowanego, na przykład formuł do obliczeń lub programowania makr, aby zautomatyzować gromadzenie i przetwarzanie danych.
Niestety łatwość, z jaką można rozpocząć pracę w Excelu lub konkurencyjnym arkuszu kalkulacyjnym, jest również jednym z największych problemów. To, co zaczyna się jako mały projekt w programie Excel, przekształca się w coś ogromnego, w którym to momencie możesz również napotkać problemy z szybkością i stabilnością, a nawet problem programistyczny, którego nie możesz rozwiązać.
Ponadto zadania związane z zarządzaniem dużymi zbiorami danych często stanowią poważne wyzwania, takie jak organizacja, wdrażanie, klasyfikacja plików, zarządzanie bazami danych, współpraca użytkowników i inne. Aby rozbić strukturę bazy danych, wystarczy umieścić dane w niewłaściwym miejscu, wpisać je niespójnie, a nawet mieć dwie osoby pracujące na tym samym arkuszu. Kilka rzeczy może pójść nie tak, powodując opóźnienia i możliwą utratę danych.
W tym artykule wyjaśniono najczęstsze problemy, które pojawiają się podczas korzystania z arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, jak sobie z nimi radzić i kiedy lepiej jest zamiast tego przejść do bazy danych.
Kwestia 1: Edycja wielu użytkowników w programie Excel
Gdy systemy Excela rosną organicznie, szybko napotykasz problemy, w których jeden użytkownik otwiera skoroszyt w dowolnym momencie, a druga osoba dowiaduje się, że jest już otwarty. Drugi użytkownik może anulować, poczekać lub wyświetlić wersję tylko do odczytu. Excel obietnica poinformowania Cię, kiedy druga osoba wyjdzie ze skoroszytu, jest hazardem, ponieważ nie sprawdza stanu tak często i może nigdy Cię nie oświecić. Nawet jeśli tak się stanie, ktoś inny może się zalogować i otworzyć plik przed Tobą.
Aby uniknąć efektów dla pojedynczego użytkownika, możesz użyć Excel Online (okrojonej, internetowej wersji Excela) lub włączyć Udostępnione skoroszyty funkcja. Oto krótki przewodnik dotyczący udostępniania arkusza kalkulacyjnego.
- Otwórz żądany arkusz kalkulacyjny i kliknij Plik .
- Następnie kliknij Dzielić aby otworzyć nowe okno.
- Teraz wprowadź informacje o użytkowniku, któremu chcesz udostępnić arkusz kalkulacyjny.
Możesz także podzielić dane na kilka skoroszytów, aby różne osoby pracowały nad różnymi skoroszytami bez nadeptywania sobie nawzajem.
Kwestia # 2: Udostępnione skoroszyty programu Excel
Excel Online domyślnie dopuszcza wiele edytorów, ale brakuje mu wielu funkcji. Usługa nie jest wielkim konkurentem do niczego poza najprostszymi zadaniami. Chociaż wygląda na to, że funkcja Udostępnione skoroszyty powinna wykonać swoje zadanie, jest pełna ograniczeń. Na przykład nie można utworzyć tabeli ani usunąć bloku komórek, jeśli skoroszyt jest udostępniany.
Gdy systemy Excela rosną organicznie, napotykasz problem polegający na tym, że tylko jeden użytkownik może otworzyć skoroszyt w danym momencie.
Istnieją obejścia niektórych ograniczeń programu Excel w trybie online. Dla innych jest to raczej kwestia zmiany struktury skoroszytu niż używania już skonfigurowanego skoroszytu - ale ten scenariusz często przeszkadza. W rezultacie nie można używać udostępnionego skoroszytu w taki sam sposób, jak zwykłego skoroszytu dla jednego użytkownika.
Zmiany w udostępnionych skoroszytach są synchronizowane między użytkownikami za każdym razem, gdy skoroszyt jest zapisywany. Ta akcja jest umieszczana zgodnie z harmonogramem, na przykład wymusza zapisywanie co pięć minut. Jednak obciążenie związane z regularnym zapisywaniem i śledzeniem zmian każdego użytkownika jest dość duże. Skoroszyty mogą szybko zwiększyć rozmiar i obciążyć sieć, spowalniając inne systemy.
jak zainstalować instagram na rozpaleniu ognia
Kwestia # 3: Skoroszyty połączone z programem Excel
Podział danych na wiele skoroszytów może stanowić obejście problemu edycji wielu użytkowników. Mimo to prawdopodobnie będą musiały mieć między sobą powiązania, aby wartości wprowadzone w jednym z nich zostały wykorzystane w innym. Łącza między skoroszytami są również przydatne do przechowywania oddzielnych danych w oddzielnych plikach zamiast umieszczania pojedynczych arkuszy w jednym skoroszycie.
Irytująco, te linki są kolejnym źródłem frustracji i niestabilności. Stają się bezwzględne, łącznie z pełną ścieżką do skoroszytu źródłowego, lub względne, łącznie z różnicą między ścieżką źródłową i docelową. Chociaż brzmi to rozsądnie, program Excel stosuje tajemne zasady, aby zdecydować, kiedy użyć każdego typu łącza i zmienić je.
Reguły podlegają kilku opcjom i określają, czy skoroszyty zostały zapisane przed wstawieniem łączy. Łącza zmieniają się również podczas zapisywania skoroszytu lub otwierania i używania Zapisz jako aby utworzyć duplikat, zamiast kopiować plik za pomocą Przeglądarka plików . Rezultatem całego tego zamieszania i niepewności jest to, że połączenia między skoroszytami łatwo się zrywają, a odzyskiwanie po uszkodzonych łączach jest procesem czasochłonnym. Nikt nie ma dostępu do plików, których to dotyczy.
Połączone dane są aktualizowane tylko po otwarciu plików, chyba że wyraźnie klikniesz Dane> Zapytania i połączenia> Edytuj łącza> Aktualizuj wartości. Oto krótka demonstracja.
- Otwórz żądany arkusz kalkulacyjny i kliknij Dane .
- Teraz zlokalizuj Zapytania & Znajomości i kliknij Edytuj łącza .
- Następnie wybierz Aktualizuj wartości .
Jeśli Twoje łącza nie znajdują się między dwoma skoroszytami, ale obejmują trzy lub więcej, musisz otworzyć wszystkie skoroszyty w odpowiedniej kolejności, aby zapewnić, że wszystkie zaktualizowane dane są przetwarzane we właściwej kolejności, od pierwszego do drugiego i trzeciego. Jeśli zmienisz wartość w pierwszym skoroszycie, a następnie otworzysz trzeci, nie zobaczysz żadnych zmian, ponieważ drugi skoroszyt nie zaktualizował swoich wartości.
To połączenie danych jest logiczne, ale zwiększa prawdopodobieństwo, że informacje są nieprawidłowe lub że spróbujesz otworzyć skoroszyt, który ktoś inny już edytuje.
Oczywiście możesz całkowicie unikać połączonych skoroszytów, ale istnieje szansa, że w końcu wprowadzisz te same dane do więcej niż jednego skoroszytu, a za każdym razem grozi to wpisaniem ich nieco inaczej.
Kwestia # 4: Walidacja danych programu Excel
Błędy mogą wkradać się do danych w każdym systemie komputerowym: ludzie błędnie wpisują słowa lub transponują cyfry w liczbach z monotonną regularnością. Jeśli Twoje dane nie zostaną sprawdzone podczas wprowadzania, wystąpią problemy.
Domyślnie Excel akceptuje wszystkie typy użytkowników. Możliwe jest skonfigurowanie walidacji na listach wyszukiwania, ale są one trudne do utrzymania, głównie jeśli to samo pole jest używane w więcej niż jednym miejscu. Jeśli użytkownicy muszą wprowadzać numery identyfikacyjne dokumentów lub numery referencyjne klientów bez żadnych kontroli, łatwo jest powiązać ze sobą błędne zapisy, nie zdając sobie z tego sprawy. Integralność danych w systemie zostaje poważnie zagrożona, a każda analiza danych jest podejrzana.
Możesz już cierpieć z powodu problemów z walidacją danych, nie zdając sobie sprawy z pierwotnej przyczyny. Rozważ sytuację, w której masz listę faktur w programie Excel. Na każdej fakturze użytkownik wpisuje nieco inaczej nazwę klienta. W rezultacie otrzymujesz faktury dla Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd i joness. Być może zdajesz sobie sprawę, że wszystkie odnoszą się do tej samej firmy, ale Excel nie. Każda analiza danych faktury, taka jak tabela przestawna oparta na klientach według miesiąca, dostarcza wielu wyników, gdy powinien być tylko jeden.
Kwestia # 5: Nawigacja w programie Excel
Poruszanie się po dużych skoroszytach jest trudne. Zakładki arkusza w dolnej części okna to okropny mechanizm ułatwiający poruszanie się, gdy jest ich wiele. Przy większej liczbie wyświetlanych zakładek na ekranie trudno jest znaleźć to, czego potrzebujesz. Oto szybki sposób poruszania się po arkuszach.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy strzałki po lewej stronie nazw arkuszy, aby wyświetlić plik Aktywuj arkusz dialog.
Wyświetlanych jest tylko pierwszych 20 arkuszy, zanim będziesz musiał przewinąć listę. Nie ma możliwości sortowania, grupowania ani wyszukiwania żądanego arkusza. Okno powinno wyglądać mniej więcej tak.
Kwestia # 6: Bezpieczeństwo programu Excel
Możesz dodać zabezpieczenia do skoroszytów programu Excel, ale jest mnóstwo problemów. Ochrona jest bardziej ukierunkowana na ochronę struktury skoroszytu niż danych. Możesz spróbować zablokować niektóre arkusze i komórki, aby uniemożliwić użytkownikom zmianę struktury i formuły, ale jeśli widzą dane, zwykle mogą zmienić niektóre lub wszystkie z nich (chyba że wykonasz kreatywne programowanie makr).
Kwestia # 7: Problemy z szybkością programu Excel
Excel nie jest najszybszą aplikacją, a jego język programowania, VBA, jest powolny w porównaniu z bardziej profesjonalnymi językami programowania, takimi jak C #. Ten scenariusz wynika z zamierzonego użycia i elastycznego charakteru programu Excel. W końcu jest to silnik arkusza kalkulacyjnego. Tak, Excel VBA można wykorzystać do zarządzania listami danych, ale nie oznacza to, że jest to najlepszy wybór do tego rodzaju pracy. Inne aplikacje lepiej nadają się do takich zadań - głównie dlatego, że zostały specjalnie zaprojektowane do ich wykonywania.
Jeśli napotykasz którykolwiek z problemów opisanych w tym artykule, nie ignoruj ich. Istnieje profesjonalna odpowiedź na temat przechowywania uporządkowanych danych, zwana bazą danych. Nie musi być przerażające ani drogie i powinno pozwolić logicznie przemyśleć swoje dane, ich połączenia i interakcje z nimi.
Uwaga : Jeśli przechodzisz od rozwiązania opartego na arkuszach kalkulacyjnych do bazy danych, nie powielaj niewolniczo projektu arkusza kalkulacyjnego, skorzystaj z okazji, aby go ulepszyć.
Dostępne są aplikacje bazodanowe ogólnego przeznaczenia, za pomocą których można skonstruować indywidualne rozwiązanie. Ewentualnie może się okazać, że specjalistyczna aplikacja bazodanowa - już zaprojektowana do wymaganego celu - jest tańsza, szybsza w implementacji i lepiej dopasowana.
jak odblokować mój iPhone 6
Na przykład, jeśli masz listę klientów i szczegóły wszystkich swoich interakcji z nimi, jest to uważane za system zarządzania relacjami z klientami (CRM). Pomimo swojej wymyślnej nazwy system CRM jest wyspecjalizowaną bazą danych. Podobnie pakiety kont, takie jak QuickBooks i Sage, są specjalistycznymi bazami danych. Jeśli nie możesz znaleźć gotowej aplikacji, która odpowiada Twoim konkretnym potrzebom, możesz ją zbudować samodzielnie lub zamówić ją przez dział IT lub konsultanta.
Najpopularniejszym typem bazy danych jest relacyjna baza danych, która przechowuje swoje dane w tabelach i składa się z wierszy i kolumn. Każdy wiersz zawiera dane dla oddzielnego elementu. Na przykład każda kolumna opisuje inny atrybut tematu, taki jak imię i nazwisko klienta lub limit kredytu.
Wystarczy, że raz wprowadzisz dane klienta, aby utworzyć rekord, a następnie możesz użyć ich na dowolnej liczbie faktur.
Tabele mają zdefiniowane relacje między nimi, więc powiedzmy, faktura zawiera identyfikator klienta. Ten proces oznacza, że możesz łatwo znaleźć wszystkie faktury dla konkretnego klienta lub pobrać numer telefonu klienta z określonej faktury. Wystarczy, że raz wprowadzisz dane klienta, aby utworzyć rekord klienta, a następnie możesz użyć ich na tylu fakturach, ile potrzebujesz, bez konieczności ponownego wpisywania. Aby utworzyć bazę danych, musisz zdefiniować te tabele i relacje, a następnie zdefiniować układy ekranu, których chcesz użyć do wyświetlenia i edycji danych.
Istnieją dziesiątki aplikacji bazodanowych. Niektóre są łatwe w użyciu i wykonują całą pracę, umożliwiając definiowanie tabel, ekranów wprowadzania danych i raportów. Inne są bardziej funkcjonalne w określonych obszarach, ale wymagają innych narzędzi do wykonania całej pracy.
Na przykład program może być niezawodny podczas definiowania tabel i relacji oraz posiadać solidne funkcje analizy i raportowania. Mimo to aplikacja ostatecznie nie ma żadnych narzędzi do określania ekranów wprowadzania danych. Microsoft SQL Server jest tutaj oczywistym przykładem. Podobnie jak w przypadku innych dużych systemów baz danych, SQL Server dba o zaplecze i oczekuje, że do opracowania front-endu użyjesz innego narzędzia, takiego jak Visual Studio.
Które opcje bazy danych są dla Ciebie odpowiednie?
Opcja bazy danych nr 1: Microsoft Access
Access to jeden z głównych elementów baz danych dla komputerów stacjonarnych. Jest łatwy w użyciu, ale łatwo go nadużywać. Możesz projektować tabele, ekrany i raporty od podstaw lub zacząć od szablonu. Niektóre z szablonów są jawnie amerykańskie i nie zawsze uczą dobrych praktyk, ale szybko ułatwiają rozpoczęcie pracy. Ekrany i funkcje programowania mogą być dość wyrafinowane. Możesz wdrożyć gotową aplikację dla innych użytkowników za pośrednictwem intranetu (NIE przez Internet), zamiast polegać na udziałach plików.
Opcja bazy danych nr 2: Microsoft SharePoint
SharePoint to baza danych, a także mechanizm przechowywania dokumentów. Możesz go używać do kompilowania prostych list i łączenia ich ze sobą. Projektant formularzy jest nieco wyrafinowany, ale dostosowanie jest nadal możliwe. Funkcja SharePoint do pobierania listy danych zgromadzonych w programie Excel i umieszczania jej na liście niestandardowej jest przydatna. Program udostępnia listę niestandardową każdemu w sieci i umożliwia dodanie zabezpieczeń w celu ograniczenia, kto może zrobić, co z tymi danymi. Możesz poprosić SharePoint, aby ostrzegał Cię pocztą e-mail za każdym razem, gdy ktoś doda, edytuje lub usunie rekordy. Jeśli przechowujesz dane dotyczące osób, elementów kalendarza lub zadań, możesz zsynchronizować te dane z Outlookiem.
Opcja bazy danych nr 3: Zoho Creator
Zoho Office to aplikacja internetowa, która zawiera bazę danych, która wykorzystuje funkcję przeciągania i upuszczania do rozkładania formularzy w prosty, intuicyjny sposób. Proces przeciągania i upuszczania jest również wykorzystywany do programowania interakcji i przepływów pracy. Jako usługa internetowa, Twoje dane i aplikacje są dostępne z dowolnego miejsca, z prostymi zabezpieczeniami zapewniającymi prywatność danych. Zoho pobiera opłaty za użytkownika, miesięcznie, ale ogranicza liczbę rekordów, które można przechowywać za ustaloną cenę. Program kosztuje dodatkowo w przypadku przechowywania większej ilości danych lub innych funkcji, takich jak integracja z pocztą e-mail.
Jak widać, program Excel oferuje wiele funkcji, ale brakuje w nich niektórych obszarów w każdym z nich. Czasami inna aplikacja działa lepiej, zwłaszcza jeśli została zaprojektowana specjalnie do tego zadania. Innym razem program Excel działa dobrze, na przykład w przypadku mniejszych baz danych, o ile wiesz, jak przede wszystkim zapobiegać występowaniu problemów.
