Jak tworzyć przypomnienia e-mailowe na podstawie dat z Arkuszy Google

Arkusze Google to wygodny sposób na organizowanie spotkań, tworzenie zadań, sortowanie faktur i różnych innych danych. Jest przejrzysty, bogaty w funkcje i można go udostępniać innym użytkownikom.

Jedyną wadą tego narzędzia jest to, że nie masz wbudowanej funkcji wysyłania przypomnień e-mail dotyczących arkusza do siebie lub innych użytkowników. To znacznie ułatwiłoby śledzenie wszystkich zadań i danych.

Na szczęście dwie metody umożliwiają wysyłanie przypomnień opartych na datach w wiadomościach e-mail. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej na ich temat.

Wysyłanie przypomnień o wydarzeniach - połącz arkusze i kalendarz

Jeśli chcesz wysyłać do siebie przypomnienia e-mailem, najłatwiej to zrobić, łącząc dwa różne narzędzia Google - Arkusze Google i Kalendarz Google. Nie będzie to wymagało używania żadnego skryptu. Zamiast tego wystarczy wyeksportować dane z jednej aplikacji do drugiej.

Metoda składa się z trzech kroków - tworzenia i eksportowania danych z Arkuszy, importowania ich do Kalendarza i włączania przypomnień e-mail.

Krok 1: Utwórz i wyeksportuj dane z Arkuszy

Jeśli chcesz wyeksportować dane z Arkuszy, musisz utworzyć arkusz wydarzeń i zapisać go jako plik CSV. Aby plik był rozpoznawalny w Kalendarzu Google, należy użyć określonego formatu. Wystarczy wykonać następujące czynności:

1. Otwórz dokument w Arkuszach.
   
2. Wartości w pierwszym wierszu powinny być zgodne z następującym konspektem: A1: Temat, B1: Data rozpoczęcia, C1: Data zakończenia.
   
3. Pod nagłówkiem „Temat” wpisz tytuł przypomnienia. Data początkowa i końcowa powinna być w formacie MM / DD / RRRR.
   
4. Dodaj dowolną liczbę wydarzeń oraz ich daty rozpoczęcia i zakończenia.
   
5. Kliknij menu „Plik”.
   
6. Najedź kursorem myszy na „Pobierz”. Powinno pojawić się nowe menu.
   
7. Wybierz „Wartości oddzielone przecinkami”.
   
8. Wersja CSV pliku Arkuszy zostanie pobrana na Twój komputer.
   

Uwaga: Jedyne obowiązkowe nagłówki to „Temat” i „Data rozpoczęcia”, aby lista została pomyślnie zaimportowana. Jeśli chcesz dodać inne nagłówki, możesz zobaczyć listę dostępnych opcji (rozpoznawalnych przez Kalendarz) i ich kolejność na oficjalnym Wsparcie Google strona.

Krok 2: Zaimportuj dokument do kalendarza

Gdy arkusz wydarzeń w formacie CSV będzie gotowy do zaimportowania, czas przejść do Kalendarza Google.

1. Otwórz Kalendarz Google.
   
2. Kliknij menu „Ustawienia” (ikona koła zębatego).
   
3. Wybierz „Ustawienia”.
   
4. Wybierz „Importuj i eksportuj” z menu po lewej stronie.
   
5. Wybierz „Wybierz plik z komputera” w sekcji „Importuj”.
   
6. Przejdź do zapisanego pliku CSV i kliknij „Otwórz”.
   
7. Na koniec naciśnij „Importuj”, aby zaimportować plik CSV.
   

Jeśli zobaczysz komunikat z informacją, że wydarzenia zostały dodane do Kalendarza - wszystko poszło gładko. Teraz jedyne, co pozostaje, to skonfigurowanie powiadomień e-mail o danych wydarzeniach.

Krok 3: Konfiguracja powiadomień i udostępniania

Po skonfigurowaniu powiadomień będziesz otrzymywać przypomnienia o wszystkich wydarzeniach wyeksportowanych z Arkuszy Google bezpośrednio na swój adres e-mail. Aby upewnić się, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

1. Umieść wskaźnik myszy na swojej nazwie w sekcji „Moje kalendarze” po lewej stronie ekranu Kalendarza.
   
2. Naciśnij ikonę „więcej” (trzy kropki w pionie), która pojawi się obok Twojego imienia i nazwiska.
   
3. Kliknij „Ustawienia i udostępnianie”.
   
4. Sprawdź, czy Twoje konto jest wymienione w sekcji „Udostępnij określonym osobom”. Jeśli nie, wybierz „Dodaj osoby” i dodaj swój adres e-mail.
   
5. Kliknij menu „Powiadomienia” w sekcji „Powiadomienia o wydarzeniach”.
   
6. Zamiast tego wybierz „E-mail”.
   
7. Ustaw czas i datę między przypomnieniem a wydarzeniem.
   

Teraz Twój Kalendarz będzie wysyłać przypomnienia o wszystkich wydarzeniach, które umieściłeś w Arkuszach Google. Pamiętaj, że w kolumnie „Temat” możesz dodać wszystko. Możesz wymienić konkretne zadania, urodziny lub inne ustalenia, nie tylko wydarzenia.

Ponadto użyj wspomnianej powyżej opcji „Udostępnij określonym osobom”, aby dodać inne adresy e-mail na liście. Ci użytkownicy otrzymają te same przypomnienia za pośrednictwem poczty elektronicznej dotyczące tych konkretnych ustaleń.

Użyj dodatku Dodaj przypomnienia

Innym sposobem wysyłania przypomnień e-mail za pośrednictwem Arkuszy Google jest użycie określonego dodatku. Ta metoda jest nieco łatwiejsza i wymaga tylko skonfigurowania rozszerzenia, które zrobi wszystko inne automatycznie.

Aby skonfigurować dodatek, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij kartę „Dodatki” u góry ekranu.
2. Wybierz „Pobierz dodatki”.
3. Wpisz „Dodaj przypomnienia” w pasku wyszukiwania.
   
4. Kliknij ikonę „Dodaj przypomnienia” i wybierz „Zainstaluj”. Po wyświetleniu monitu zezwól na uprawnienia i poczekaj na zainstalowanie aplikacji.
5. Przejdź ponownie do karty „Dodatki” i najedź kursorem na menu „Dodaj przypomnienia”.
6. Wybierz „Skonfiguruj / edytuj przypomnienia”.
   

Rozszerzenie zapewni kolumny Zadanie, Przypisany, CC (opcjonalnie) i Termin. W sekcji „Zadanie” możesz wpisać krótką instrukcję, e-mail trafia pod „Przypisany”, a data pod „Termin”.

Jeśli chcesz wysłać dodatkowe przypomnienia o terminie, dostosuj go ręcznie w menu po prawej stronie.

Ponadto, jeśli chcesz dodać więcej treści do przypomnienia, możesz kliknąć opcję „Personalizuj wysłane e-maile” i wpisać dodatkowe informacje.

Rozszerzenie automatycznie wyśle ​​e-maile, gdy nadejdzie czas, a możesz modyfikować opisy zadań, odbiorców i daty w podróży.

Uważaj na przypomnienia o dodatkach

Korzystanie z dodatku „Dodaj przypomnienie” jest wygodniejszym i łatwiejszym sposobem niż metoda „eksport / import”, ale jednocześnie wymaga większej uwagi.

jak ustawić konto Gmail jako domyślne?

Ponieważ przypomnienia są wysyłane automatycznie, istnieje szansa, że ​​wyślesz niewłaściwe zadanie do niewłaściwego odbiorcy, zanim będziesz miał szansę go naprawić. Można tego uniknąć i zwykle jest nieszkodliwe, ale nadal należy zwracać uwagę na to, kto co otrzymuje.

Którą metodę uważasz za lepszą? Dlaczego? Podziel się swoimi poglądami w sekcji komentarzy poniżej.