Zarządzanie dokumentami to jedna z najważniejszych rzeczy w SharePoint. W biznesie dokumenty często ewoluują. Mogą zaczynać się w OneDrive dla Firm i kończyć w witrynie zespołu organizacji. Dokumenty często zmieniają lokalizacje, dlatego znajomość tajników przenoszenia dokumentów w programie SharePoint ma kluczowe znaczenie.
jak zobaczyć swoje komentarze na youtube
Wiele sposobów na zrobienie tego
Każdy, kto pracował w SharePoint, wie, że istnieje wiele sposobów na wykonanie określonego zadania. Przenoszenie dokumentów nie jest wyjątkiem. To, czy korzystasz z Eksploratora plików, czy narzędzia do migracji, zależy od wielu czynników, takich jak liczba przeniesionych dokumentów, znaczenie przechowywania historii wersji, metadane i inne.
1. Eksplorator plików
Aby przenieść dokument za pomocą Eksploratora plików, otwórz zarówno docelową, jak i źródłową bibliotekę dokumentów (nie ma znaczenia, czy jest to ta sama witryna). Wybierz Przeglądarka plików w rozwijanym menu. Otwiera to widok eksploratora dla każdej z bibliotek. Użyj przeciągania i upuszczania, aby przenosić elementy między dwoma widokami eksploratora.
Możesz przenosić zarówno foldery, jak i pliki oraz zachować typy zawartości, jeśli zarówno lokalizacja źródłowa, jak i docelowa mają zdefiniowane typy zawartości. Ta metoda zachowuje również niestandardowe metadane, jeśli zarówno lokalizacja źródłowa, jak i docelowa są zdefiniowane przy użyciu tych samych metadanych.
Jednak proces ten jest ręczny i jest bardziej kopią niż przenoszeniem, co oznacza, że musisz usunąć elementy źródłowe po przeniesieniu. Nie zachowuje historii wersji ani utworzonych, utworzonych przez, zmodyfikowanych i zmodyfikowanych przez właściwości.
2. Przenieś do/Kopiuj do
Chociaż przydatne i proste, Przenieś do i Kopiuj do polecenia są dostępne tylko w usłudze SharePoint Online. Ta opcja umożliwia przenoszenie dokumentów z OneDrive dla Firm lub SharePoint do miejsca docelowego w SharePoint lub OneDrive. Wybierz plik i kliknij jedno z dwóch poleceń. Przenieś do opcja przeniesie dokument z ochroną metadanych i historii wersji do innego folderu w tej samej bibliotece, do innej biblioteki lub do innej witryny.
Ta metoda jest idealna dla użytkowników końcowych, ponieważ jest prosta i bezpośrednia. Umożliwia kopiowanie i przenoszenie zarówno plików, jak i folderów. Najlepsze jest to, że zachowuje typy treści, historię wersji niestandardowych metadanych,iutworzone, utworzone przez, zmodyfikowane i zmodyfikowane przez właściwości. Kopiuj to command zachowuje jednak tylko najnowszą wersję – głównym minusem jest oczywiście fakt, że ta metoda jest dostępna wyłącznie dla SharePoint Online. .
3. Zarządzaj treścią i strukturą
Jeśli włączysz funkcję infrastruktury publikowania programu SharePoint Server, po przejściu do Administracja witryny . Korzystając z tej funkcji, możesz przenosić/kopiować dokumenty. Jest to jeden z najlepszych hacków, który pomoże Ci przenieść wiele dokumentów jednocześnie, zachowując historię wersji, utworzoną, stworzoną, zmodyfikowaną i zmodyfikowaną przez właściwości. Za pomocą tej metody zachowywany jest również typ treści i metadane.
Musisz jednak włączyć funkcję publikowania. Nawet wtedy nie będziesz mógł przenieść wielu folderów. Być może największą wadą tej metody jest to, że musisz być właścicielem witryny, aby z niej korzystać. Aha, i działa tylko w jednej witrynie.
4. Organizator treści
Po prostu aktywuj funkcję organizatora treści, a następnie wybierz reguły routingu, których chcesz użyć, i umieść dokument, który chcesz przenieść, do biblioteki porzucania. Ta metoda umożliwia również przenoszenie dokumentów do dowolnej innej witryny. Konfiguracja zajmuje trochę czasu, ale wystarczy to zrobić tylko raz. Zachowuje również typy treści i niestandardowe metadane.
Chociaż nie zachowuje historii wersji i wymaga administratora, ma przydatną funkcję, która pozwala skierować dokument do folderu.
5. Narzędzie do migracji SharePoint
Microsoft wie, że przenoszenie dokumentów w SharePoint może być nieco trudne. Dlatego firma wymyśliła darmowe the Narzędzie do migracji SharePoint . To narzędzie obsługuje wszystko, od małych po migracje na dużą skalę, które mogą obejmować pliki, foldery, a nawet listy z witryny programu SharePoint. Elementy są przenoszone do OneDrive lub SharePoint.
Najbardziej oczywistą zaletą tej metody jest zdolność narzędzia do obsługi dużych migracji. Jest również bardzo konfigurowalny i zachowuje historię wersji. Nie jest jednak zgodny z wersjami programu SharePoint sprzed 2013 r. W przeciwieństwie do tego niektóre produkty do migracji innych firm są znacznie bardziej konfigurowalne.
6. Produkty innych firm
Większość wysokiej jakości produktów do migracji dokumentów innych firm nie jest bezpłatna, ale zwykle działają fantastycznie, szczególnie w przypadku migracji na dużą skalę. Zwykle są skalowalne i wysoce konfigurowalne. Większość z tych produktów jest w stanie zachować wszystko, w tym typy treści, metadane, wszystkie właściwości i historię wersji.
Z drugiej strony ta metoda kosztuje. Gdy weźmiesz pod uwagę fakt, że płacisz za narzędzie, które pomoże Ci przenosić dokumenty, zaczniesz się zastanawiać, dlaczego SharePoint nie oferuje jeszcze przyjaznej dla użytkownika opcji. Kolejną wadą jest to, że produkty innych firm wymagają administratora do ich skonfigurowania i uruchomienia.
7. Rozwiązanie niestandardowe
Na koniec możesz zakodować własne niestandardowe rozwiązanie za pomocą różnych technik, takich jak REST API. Użytkownik końcowy nie musi niczego kierować, możesz dostosować tyle, ile chcesz, i możesz mieć pewność, że wszystko zostanie zachowane w dokumentach. Z drugiej strony musisz być w stanie kodować i poświęcić trochę czasu na pisanie i utrzymanie kodu, co może być szczególnie trudne w czasie aktualizacji produktu.
Wybierz swoją metodę
Istnieje jeszcze więcej metod przenoszenia dokumentów w SharePoint, ale powinny one zaspokoić większość Twoich potrzeb. Zastanów się, czego potrzebujesz, a wkrótce będziesz wiedział dokładnie, której metody użyć dla każdego z nich.
Którą z tych metod wolisz? Czy użyłeś więcej niż jednego? Omawiać.
