Jeśli transakcje na Twoim koncie QuickBooks nagromadziły się, być może próbowałeś je usunąć. Tylko po to, by odkryć, że nie jest to tak łatwe, jak początkowo myślałeś.
Aby sprawy były bardziej skomplikowane, zbiorcze usuwanie transakcji nie jest dostępne w QuickBooks Online. Ale nie ma powodu do zmartwień. Ten artykuł ma na celu pomóc w stosunkowo łatwym pozbyciu się nadmiarowych danych.
Ponadto otrzymasz dodatkowe wskazówki dotyczące zarządzania transakcjami za pomocą QuickBooks.
Zanim zaczniesz
Aby usunąć kilka transakcji za jednym razem, należy użyć narzędzia Batch Delete/Anuluj transakcje.
Windows 10 nie może włączyć bluetooth
To narzędzie/opcja jest dostarczane z QuickBooks Desktop Accountant 2017. To samo dotyczy Enterprise i Enterprise Accountant 17.0 lub nowszego.
Konieczne jest zalogowanie się jako zewnętrzny księgowy lub administrator. Wielowalutowość nie jest obsługiwana podczas usuwania wielu transakcji.
Ponadto jest kilka transakcji, których w ogóle nie można usunąć zbiorczo.
- Wypłaty
- Faktury zawierające zwrot kosztów (przedmioty, przebieg lub godziny)
- Transakcje w okresie zamkniętym
- Kontrole odpowiedzialności płacowej
- Płatności rachunków online
- Faktury zawierające rozliczany koszt i czas
- Płatności podatku obrotowego Sales
Masowe usuwanie transakcji – przewodnik krok po kroku
Krok 1
Uruchom QuickBooks, przejdź do Plik i kliknij Przełącz do trybu pojedynczego użytkownika. Czasami dostępna jest również opcja Przełącz na tryb wielu użytkowników, nie klikaj tego. W przeciwnym razie nie będziesz mógł kontynuować dalszych działań.
Krok 2
Następnie przejdź do Księgowy i kliknij Batchowe usuwanie/unieważnianie transakcji. Wybierz transakcje, których chcesz się pozbyć. Możesz to zrobić z listy dostępnych transakcji.
Krok 3
Kliknij Sprawdź i unieważnij, aby kontynuować dalsze działania. Ta opcja jest również dostępna jako Przejrzyj i usuń. Tak czy inaczej, robi to samo.
Krok 4
Teraz kliknij jeden z dwóch przycisków – Utwórz kopię zapasową i usuń lub Utwórz kopię zapasową i usuń. Ta czynność jest opcjonalna i możesz wybrać opcję Tylko unieważnij lub Tylko usuń z menu rozwijanego.
Aby wyświetlić menu, kliknij strzałkę w dół obok wyżej wymienionych przycisków. To na uboczu, wystarczy potwierdzić, klikając Tak.
Wskazówka dla profesjonalistów:
Jeśli chcesz prowadzić rejestr usuniętych lub unieważnionych transakcji, QuickBooks umożliwia ich wydrukowanie.
Wybierz opcję Wyświetl raport usuniętych/unieważnionych transakcji i naciśnij Ctrl/Cmd + P, aby go wydrukować. Możesz także wybrać długą trasę i wybrać opcję Drukuj z menu Plik.
Alternatywna metoda
Ta metoda ma zastosowanie do zbiorczego usuwania transakcji z plikami danych bankowych. Oto, co powinieneś zrobić:
Krok 1
Wybierz menu Bankowość i wybierz swoje konto. Następnie przejdź do opcji Do sprawdzenia i wybierz transakcje, które chcesz usunąć.
Krok 2
Naciśnij przycisk Akcje wsadowe i wybierz Wyklucz wybrane. Teraz możesz przejść do sekcji Wykluczone i jeszcze raz wybrać dane transakcje.
Ponownie wybierz przycisk Operacje wsadowe i wybierz z menu opcję Usuń.
Uwaga:
Osoby, które chcą usunąć wykres z transakcjami na kontach, muszą je usuwać pojedynczo. Ale pojawiły się plotki, że QuickBooks będzie zawierał opcję zbiorczego usuwania tego w przyszłości.
Usuwanie transakcji pojedynczo
Ta metoda jest nieco łatwiejsza. Z drugiej strony dotyczy to QuickBooks Desktop i musisz zalogować się z uprawnieniami administratora.
Krok 1
Otwórz QuickBooks, przejdź do menu głównego i wybierz Listy. Następnie kliknij Plan kont – pojawi się pod rozwijanym menu.
Krok 2
Przejdź do konta zawierającego transakcje, które chcesz usunąć i naciśnij Otwórz. Przeglądaj wszystkie transakcje i znajdź tę, którą chcesz usunąć. Pamiętaj, że transakcje pojawiają się w wybranej przez Ciebie kolejności i możesz to zmienić.
Krok 3
Po dokonaniu transakcji, z której chcesz zrezygnować, wybierz Edytuj z menu głównego i kliknij Usuń. Pojawia się wyskakujące okienko z potwierdzeniem i naciskasz OK, aby potwierdzić.
Zaawansowane opcje filtrowania
Jeśli przeprowadzasz wszystkie transakcje przez QuickBooks, opcje filtrowania mogą znacznie przyspieszyć usuwanie tych nadwyżek.
Po pierwsze, QuickBooks umożliwia stosowanie filtrów na podstawie typu transakcji. A najlepsze jest to, że możesz je unieważnić lub usunąć zgodnie z filtrem. Przejdź do opcji Typ transakcji, kliknij na rozwijane menu obok niej, a następnie kliknij na konkretny typ transakcji.
Należą do nich:
- Kredyty na rachunki
- Kontrole płatności rachunków
- Czeki zwrotu
- Zwroty rachunków
- Koszty finansowe
Oprócz tego możesz filtrować transakcje według daty. W dostępnej transakcji przejdź do Pokaż transakcje według i kliknij menu rozwijane obok niego.
Tam możesz wybrać Data ostatniej modyfikacji, Wprowadź datę i Data transakcji. Ponadto QuickBooks daje możliwość ukrycia lub pokazania unieważnionych lub połączonych transakcji.
Aby ukryć lub pokazać jedną z nich, po prostu kliknij pole przed odpowiednią opcją. Znajdują się one obok menu rozwijanego Typ transakcji.
Spraw, aby Twoje książki były nieskazitelnie czyste
Obecnie zbiorcze usuwanie transakcji QuickBooks to prawdopodobnie więcej pracy, niż się spodziewałeś. Przede wszystkim ze względu na bezpieczeństwo czy pewne regulacje kształtujące usługę.
Jaka jest twoja opinia na ten temat? Jak myślisz, dlaczego QuickBooks sprawił, że usuwanie wielu transakcji jest trudne? Podziel się swoimi przemyśleniami z resztą społeczności TJ w sekcji komentarzy poniżej.
